一、及时响应

1. 设定响应时间标准：店铺应建立严格的差评响应时间机制，理想状态下，在顾客给出差评后的 24 小时内就要进行回复。例如，规定客服团队在工作日的 8:00 - 22:00 期间，收到差评提醒后 1 小时内必须开展初步沟通，若在非工作时间收到差评，也需在次日上午 10:00 前完成首次回应，以此向顾客展示店铺对其反馈的高度重视。

2. 通过多渠道联系顾客：利用平台内的聊天工具、站内信以及订单中的预留电话，尝试与顾客取得联系。优先使用平台聊天工具发送礼貌的问候及沟通请求，如 “尊敬的顾客，您好！看到您给出的评价，我们深感重视，方便通过此聊天窗口与我们沟通一下具体情况吗？” 若一段时间内未收到回复，再拨打顾客电话，但要注意通话时间的选择，避免在顾客休息或忙碌时段打扰，以提高沟通的成功率。

二、诚恳致歉

1. 表达真挚歉意：无论是产品质量问题、服务失误还是其他原因导致顾客不满，在与顾客沟通的开篇，都要诚恳地向顾客道歉。例如，“非常抱歉给您带来了如此不愉快的购物体验，我们对此次失误深感愧疚。” 避免使用敷衍、公式化的道歉语句，要让顾客感受到商家的诚意。

2. 承认问题存在：不要试图为问题找借口或推诿责任，明确向顾客表示店铺已认识到问题的严重性。如 “您反馈的关于产品包装破损的问题，确实是我们在发货环节的疏忽，没有做好仔细的检查。” 这种对问题的直接承认，有助于平复顾客的不满情绪，为后续解决问题奠定良好基础。

三、深入沟通，了解详情

1. 引导顾客阐述问题：在道歉之后，通过温和的提问引导顾客详细描述差评产生的原因。例如，“麻烦您跟我们讲讲，在使用产品的过程中具体是哪些方面让您不满意呢？是产品功能、质量，还是使用过程中有其他困扰？” 让顾客充分表达自己的想法和感受，确保获取全面、准确的信息。

2. 认真倾听，不打断顾客：在顾客阐述问题的过程中，客服人员要保持专注，认真倾听，不要随意打断顾客的发言。通过积极的语言回应，如 “嗯，我在认真听，请您继续说”，以及适当的提问来确认细节，如 “您提到的产品异味，是打开包装就有，还是使用一段时间后出现的呢？” 让顾客感受到被尊重和理解。

四、提出解决方案

1. 根据问题类型制定针对性方案

• 产品质量问题：若顾客反馈产品存在质量瑕疵，如衣服有破损、电子产品无法正常开机等，为顾客提供退换货服务，并承担来回运费。同时，可额外赠送一张店铺优惠券，表达对顾客此次不愉快经历的补偿，如 “我们马上为您安排退换货，运费由我们承担。另外，为表歉意，赠送您一张 10% 的优惠券，方便您下次选购心仪的商品。”

• 服务问题：如果是客服回复不及时、态度不好等服务方面的问题，除了诚恳道歉，还可为顾客提供一定的积分或赠品作为补偿。例如，“非常抱歉我们的客服没有给您良好的服务体验，为弥补过错，我们为您赠送 500 积分，可在下次购物时抵扣现金，还额外送上一份小礼品，希望能得到您的谅解。”

• 误解问题：有时顾客可能因对产品使用方法、功能介绍等存在误解而给出差评。此时，要耐心为顾客解释说明，通过图文、视频等方式详细介绍产品的正确使用方式或功能特点。例如，“很抱歉给您造成了误解，这款产品的使用方法是这样的…… 我们为您准备了一个详细的使用教程视频，方便您更直观地了解，为表歉意，我们会为您的订单减免 10 元费用。”

2. 提供多种选择：在提出解决方案时，尽量为顾客提供 2 - 3 种选择，让顾客感受到商家的灵活性和对其需求的尊重。比如，除了退换货，还可询问顾客是否接受部分退款或更换为其他款式的商品。如 “对于这次的问题，您看是选择我们为您办理退换货，还是给您退还 20% 的货款作为补偿，或者您也可以选择更换一款同价位的其他产品，您觉得哪种方式更合适呢？”